Apa Itu Debit Note? Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya
Gabriella Sabatini
Gabriella Sabatini
Ringkasan
- Debit note digunakan untuk mendokumentasikan kewajiban pembayaran atau penyesuaian transaksi.
- Penerbitnya bisa pembeli atau penjual, tergantung konteks transaksi.
- Nilai koreksi dihitung berdasarkan jumlah barang dan harga per unit, tetapi debit note tidak selalu mengurangi tagihan.
Pernah membeli 100 unit barang, tetapi beberapa di antaranya rusak atau jumlahnya tidak sesuai faktur? Kondisi seperti ini perlu didokumentasikan agar pembeli dan penjual memiliki catatan transaksi yang jelas.
Lalu, apa itu debit note dan kapan dokumen ini digunakan? Memahami arti dan fungsi debit note penting untuk menangani retur barang, koreksi tagihan, atau penyesuaian biaya dalam transaksi bisnis.
Apa Itu Debit Note dalam Transaksi Bisnis?
Debit note atau nota debit merupakan dokumen untuk menginformasikan kewajiban pembayaran atau mendokumentasikan penyesuaian transaksi bisnis. Dilansir dari laman Investopedia, dokumen ini dapat diterbitkan oleh penjual untuk menginformasikan kewajiban pembayaran kepada pembeli atau oleh pembeli dalam situasi tertentu, seperti pengembalian barang yang dibeli secara kredit.
Misalnya, kamu membeli perlengkapan kantor, tetapi beberapa barang ternyata rusak. Jika pengembalian disetujui, debit note dapat digunakan untuk mendokumentasikan koreksi nilai transaksi. Sebaliknya, dokumen ini juga bisa digunakan untuk menginformasikan tambahan tagihan yang sesuai dengan kesepakatan. Jadi, fungsinya bergantung pada tujuan penerbitan dan kondisi transaksi.
Apa Perbedaan Debit Note dan Debit Dalam Akuntansi?
Debit note merupakan dokumen untuk menginformasikan kewajiban atau penyesuaian transaksi, sedangkan debit dalam akuntansi merujuk pada pencatatan di sisi debit dalam pembukuan. Pencatatan debit tidak selalu berarti saldo berkurang karena dampaknya bergantung pada jenis akun yang dicatat.
Apa Fungsi Debit Note dan Kapan Digunakan?
Debit note membantu memperjelas informasi transaksi ketika terdapat kewajiban pembayaran atau penyesuaian nilai. Dokumen ini juga memudahkan pembeli dan penjual menelusuri perubahan transaksi. Berikut beberapa kondisi penggunaannya:
Barang rusak atau jumlah tidak sesuai: mencatat koreksi atas barang yang bermasalah.
Kesalahan harga atau tagihan: mendokumentasikan tambahan biaya yang telah disepakati.
Penyesuaian transaksi: membantu kedua pihak menelusuri perubahan nilai transaksi.
Sebelum menindaklanjuti debit note, pastikan alasan penerbitan dan nominalnya sesuai dengan faktur serta dokumen pendukung. Perlu diingat, penerbitan debit note tidak otomatis berarti koreksi telah disetujui atau pembayaran sudah dilakukan. Konfirmasi dan pencatatan lanjutan tetap diperlukan sesuai kesepakatan dan prosedur yang berlaku.
Siapa yang Menerbitkan Debit Note?
Penerbit debit note bergantung pada tujuan dan konteks transaksi. Pembeli maupun penjual dapat menerbitkannya untuk kebutuhan yang berbeda:
Pembeli: mengajukan penyesuaian karena barang rusak, retur, atau jumlah barang tidak sesuai.
Penjual: menginformasikan tambahan tagihan atau biaya yang belum tercantum, jika sesuai dengan kesepakatan transaksi.
Agar mudah diperiksa, debit note perlu mencantumkan alasan penerbitan, nilai koreksi, dan referensi transaksi. Menurut penelitian Mehmet Özkoç dalam Gümrük İşlemlerinde Credit ve Debit Note (2016), debit note juga berperan dalam perdagangan internasional untuk mendokumentasikan biaya tambahan yang menjadi kewajiban pembeli, khususnya dalam transaksi impor.
Bagaimana Proses Konfirmasi Debit Note?
Proses konfirmasi debit note dimulai dengan memeriksa ketidaksesuaian barang atau tagihan, lalu mencocokkan faktur, pesanan pembelian, dan bukti transaksi. Setelah itu, buat debit note yang mencantumkan alasan, informasi transaksi, serta nilai penyesuaian secara jelas.
Selanjutnya, kirim dokumen kepada pihak terkait untuk diperiksa dan dikonfirmasi. Jika koreksi disetujui, perbarui catatan transaksi sesuai hasil kesepakatan dan simpan dokumen pendukung agar mudah ditelusuri kembali.
Baca Juga: Jenis-Jenis Bank dan Perbedaannya
Apa Saja Komponen dalam Debit Note?
Format debit note dapat berbeda sesuai kebutuhan perusahaan, tetapi dokumen ini perlu memuat informasi yang jelas agar penyesuaian transaksi mudah diperiksa dan ditelusuri. Berikut komponen yang sebaiknya dicantumkan:
Nomor dan tanggal: identitas serta waktu penerbitan dokumen.
Identitas pembeli dan penjual: informasi pihak yang terlibat.
Referensi transaksi: nomor faktur atau pesanan terkait.
Deskripsi barang atau jasa: objek yang mengalami penyesuaian.
Jumlah, harga satuan, dan nilai koreksi: dasar perhitungan penyesuaian.
Alasan penerbitan: penjelasan mengenai koreksi transaksi.
Dokumen pendukung: bukti pengiriman, penerimaan barang, atau dokumen relevan lainnya.
Informasi pajak: dicantumkan jika diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebelum menerbitkan debit note, cocokkan seluruh informasi dengan dokumen transaksi awal dan pastikan nilai koreksi dapat dibuktikan. Setelah diperiksa, kirim dokumen kepada pihak terkait untuk dikonfirmasi, lalu simpan salinannya sesuai prosedur perusahaan. Format dan persyaratan dokumen dapat berbeda bergantung pada jenis transaksi serta ketentuan yang berlaku.
Bagaimana Rumus dan Contoh Perhitungan Debit Note?
Untuk menghitung nilai koreksi debit note, kamu bisa mengalikan jumlah barang yang dikoreksi dengan harga per unit. Berikut rumus dan contoh perhitungannya.
Rumus Nilai koreksi = Jumlah barang yang dikoreksi × Harga per unit
Misalnya, perusahaan membeli 100 unit barang dengan harga Rp 50.000 per unit. Nilai transaksi awalnya adalah:
100 unit × Rp 50.000 = Rp 5.000.000
Setelah diperiksa, ternyata 10 unit rusak dan pengembaliannya disetujui penjual. Nilai koreksinya menjadi:
10 unit × Rp 50.000 = Rp 500.000
Dengan asumsi tidak ada pajak atau biaya tambahan, nilai transaksi setelah koreksi adalah:
Rp 5.000.000 − Rp 500.000 = Rp 4.500.000
Sebaliknya, jika terdapat biaya tambahan sebesar Rp 300.000 yang telah disepakati dan belum tercantum dalam tagihan awal, nilai transaksi setelah penyesuaian menjadi:
Rp 5.000.000 + Rp 300.000 = Rp 5.300.000
Apa Perbedaan Debit Note, Credit Note, Invoice, dan Debit Memo?
Dalam transaksi bisnis, debit note, credit note, invoice, dan debit memo memiliki fungsi yang berbeda meskipun sama-sama berkaitan dengan pencatatan transaksi atau kewajiban pembayaran. Agar kamu tidak keliru menggunakannya, berikut perbandingan fungsi dan contoh penggunaan setiap dokumen.
Dokumen | Fungsi utama | Contoh penggunaan |
Debit note | Menginformasikan kewajiban atau mendokumentasikan penyesuaian transaksi | Tambahan tagihan atau pengajuan koreksi tertentu |
Credit note | Mendokumentasikan pengurangan nilai tagihan | Pengurangan tagihan atas retur yang disetujui |
Invoice | Menyampaikan rincian tagihan atas barang atau jasa | Penagihan pesanan yang telah dikirim |
Debit memo | Mencatat atau menginformasikan penyesuaian debit sesuai konteks | Penyesuaian akun atau transaksi |
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menerbitkan Debit Note
Sebelum menerbitkan atau menyetujui debit note, pastikan informasi dan nilai koreksi sesuai dengan kondisi transaksi. Berikut beberapa hal yang perlu kamu perhatikan:
Periksa alasan koreksi: pastikan barang rusak, jumlah tidak sesuai, atau biaya tambahan memiliki dasar yang jelas.
Cocokkan nilai transaksi: verifikasi nominal dengan faktur, pesanan pembelian, dan bukti pendukung.
Konfirmasi dengan pihak terkait: pastikan penyesuaian telah diperiksa dan disepakati jika diperlukan.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, kamu dapat mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan membantu pembeli maupun penjual memahami penyesuaian transaksi dengan lebih jelas.
Baca Juga: Investasi Syariah: Jenis, Manfaat, dan ETF Syariah
Bagaimana Debit Note Dicatat dan Diatur?
Debit note dapat memengaruhi pencatatan utang dan piutang, bergantung pada jenis transaksi, pihak yang menerbitkan, dan penyesuaian yang dilakukan. Karena itu, pastikan dokumen sesuai dengan catatan transaksi serta prosedur akuntansi yang berlaku.
Menurut Bank Indonesia, nota debit digunakan sebagai dokumen pendukung dalam konteks pelaporan lalu lintas devisa tertentu. Sementara itu, penelitian Nor’Aini dan Rakhmawati dalam Jurnal Ekonomi dan Bisnis (2024) membahas koreksi faktur pajak, termasuk penggunaan debit note dan credit note. Keduanya memiliki konteks khusus, jadi untuk transaksi yang melibatkan pajak atau perdagangan internasional, periksa ketentuan terkait sebelum melakukan penyesuaian.
Pahami Dokumen Keuangan dan Mulai Investasi Bersama Gotrade
Memahami apa itu debit note membantu kamu mengenali cara perusahaan mencatat kewajiban dan penyesuaian transaksi bisnis. Selain itu, tingkatkan literasi finansial dengan mempelajari cara kerja investasi dan memahami risikonya.
Melalui Gotrade, kamu bisa mengenal peluang investasi saham Amerika Serikat dan mulai membangun portofolio sesuai tujuan serta kemampuan finansialmu. Pastikan kamu memahami biaya dan risiko investasi sebelum mengambil keputusan.
Referensi
Bank Indonesia. (2022). Lampiran Peraturan Anggota Dewan Gubernur Nomor 24/26/PADG/2022 tentang Perubahan atas Peraturan Anggota Dewan Gubernur Nomor 21/28/PADG/2019 tentang Pemantauan Kegiatan Lalu Lintas Devisa Bank dan Nasabah.
Kenton, W. (2026, May 9). What Are Debit Notes? Their Purpose, Use, and Key Features. Investopedia.
Nor’Aini, D. F., & Rakhmawati, I. (2024). Analisis faktor penyebab pembatalan dan penggantian faktur pajak (Studi kasus Kantor Konsultan Pajak ASP). Jurnal Ekonomi dan Bisnis, 16(1), 32–39.
Özkoç, M. (2016). Gümrük işlemlerinde credit ve debit note. Gümrük ve Ticaret Dergisi, (8), 122–126.
Disclaimer: PT Valbury Asia Futures Pialang berjangka yang berizin dan diawasi OJK untuk produk derivatif keuangan dengan aset yang mendasari berupa Efek.
